El desarrollo tecnológico ha cambiado la sociedad y el comportamiento de las personas. En lo que se refiere a la documentación, las transformaciones están motivadas principalmente por el uso de recursos digitales, la comunicación instantánea y la posibilidad de acceso a un mayor número de documentos.
Según Rosa M. López Alonso, los aspectos que más han repercutido en las organizaciones y en la forma de trabajar y comunicarnos son:
"incremento exponencial de la producción documental, con programas informáticos que facilitan la producción y la obtención de copias hasta el infinito; la evolución incesante de las tecnologías empleadas para la creación y gestión de estos documentos con mayor potencia rapidez y la obsolescencia, cambios constantes en equipos, soportes de almacenamiento y aplicaciones informáticas. La unión de la informática y las telecomunicaciones ha producido la llamada telemática que permite el intercambio rápido de grandes volúmenes de información y la realización de tareas simultaneas por parte de usuarios distantes físicamente”[1].
Es fácil comprobar cómo las instituciones de hoy son incapaces de gestionar y preservar correctamente los acervos. No obstante, la aparición de soportes distintos al papel plantea nuevos interrogantes relativos al tipo de información que contienen y a las características físicas del material.
En la actualidad, las tecnologías de la información nos permitan acceder a todos los fondos documentales, tanto nacionales como de otro país, desde un terminal situado en cualquier lugar del planeta y sin limitaciones de horarios ni desplazamientos. De hecho, hoy ya es posible consultar muchas bases de datos vía Internet[2]. Esto significa poder conocer tanto la localización como el propio contenido de un documento buscado.
Aunque el propósito de los documentos electrónicos sea bien cohabitar, bien sustiruir el uso del papel, la carencia de sistemas y métodos adecuados para su organización y conservación hace que a día de hoy la documentación se imprima y se gestione mediante procesos tradicionales con lo que aumenta la ineficacia, el retraso en el acceso, y la deficiencia de los servicios generando incluso registros incompletos.
Para evitar esta situación, investigadores de todo el mundo están invirtiendo su tiempo en proyectos que buscan soluciones factibles a la conservación y gestión de los registros digitales.
Las motivaciones que llevan a desarrollar nuevos proyectos de digitalización documental son:
- Conservación: supone, como su nombre indica, conservar, utilizando para ello los instrumentos más adecuados en cada caso.
- Acceso: se busca conseguir que el patrimonio documental sea accesible al mayor número de personas posible tanto dentro como fuera del país donde está situada físicamente la información. La conservación documental y las medidas que se tomen para asegurar la difusión de los documentos son acciones complementarias puesto que el acceso promueve la protección mientras que la conservación asegura el acceso.
- Toma de conciencia: este punto se sustenta sobre la necesidad de que los Estados tomen conciencia de su patrimonio documental, principalmente en aquellos casos en que ese patrimonio tiene especial trascendencia como expresión de la memoria colectiva.
- Comercialización: algunos programas elaboran y venden productos basados en aquellos documentos que, por su singularidad y relevancia cultural, puedan proporcionar ingresos al ser lanzados al mercado. Los beneficios obtenidos con la venta se transfieren por lo general al programa para que éste pueda continuar con su labor.
Junto a las esperanzas de lograr tales objetivos, también encontramos críticos feroces que afirman que los gastos derivados de tales proyectos son disparatados, que no merece la pena hacer tanto esfuerzo en un campo nuevo y desconocido, que vale más la pena emplear ese dinero en otros campos menos deslumbrantes que no buscar el impacto social ni la noticia sino la conservación permanente de los fondos.
Las bibliotecas nacionales, entre cuyas funciones se encuentra la de conservar el patrimonio documental y bibliográfico, están siendo las instituciones que más apuestan por el desarrollo de colecciones electrónicas.
El número de líneas de investigación y proyectos dedicados a la construcción y conservación de acervos digitales crece día a día de tal forma que no es posible ofrecer una lista actualizada de todo lo que aparece en cada país.
El objetivo de este blog es intentar sistematizar las conclusiones de aquellos proyectos que, por sus resultados, pueden ser considerados de innegable interés e influencia científica y social.
Se irán incorporando, además, la descripción de una serie de instituciones digitales cuyo funcionamiento ilustra el esfuerzo que determinados colectivos están realizando. Así como una serie de indicaciones tcnicas y reflexiones relativas a loa digitalización, la preservación y la difusión de los acervos digitles.
[1] López Alonso, Rosa M. “El documento electrónico en Europa”. En: III Jornadas Andaluzas de Archivos Municipales (Sevilla, 2003). p. 45.
[2] Los investigadores es España tienen la posibilidad de acceder a bases de datos documentales a través del nodo del Ministerio de Cultura. URL: http://www.mec.es/ - Igualmente, existen servidores similares en casi todos los países desarrollados. Para más información consultar: Baratas Díaz, Luis Alfredo; Fernández, Joaquín. “Internet: un recurso imprescindible para historiadores de la ciencia y la tecnología”. En: Llull, 1995, vol. 35, núm. 35.
